让你的PPT会说话

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《让你的PPT会说话》是2010年03月人民邮电出版社出版的图书,作者是张志、刘俊、包翔。
书    名
让你的PPT会说话
又    名
张志 刘俊 包翔
作    者
张志 刘俊 包翔
ISBN
9787115220578
定    价
39
出版社
人民邮电出版社
出版时间
2010年03月
开    本
16开

让你的PPT会说话内容简介

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《说服力:让你的PPT会说话》职场中,谁能够在有限时间里,用最有效地方式,高质量地说服对方,谁就能获得了成功。而不借助任何第三方软件、不具备专业的美术功底、如何通过模仿和实践尝试各种有效易学的表达方式,从而有效传递信息,是个难题。
《说服力:让你的PPT会说话》致力帮助职场精英们提升通过PPT进行令观众叹服的演示的能力。《说服力:让你的PPT会说话》不堆砌和炫耀技巧,让所有的人看了就可以模仿,一看就会,会了就能提高。教会职场人如何打造一个让人感觉“漂亮的PPT”。
同时,专业的PPT是传授知识的最佳道具之一,作者把自己职业生涯中看过学过用过的各类管理理论在《说服力:让你的PPT会说话》用PPT设计案例的方式分享,你在《说服力:让你的PPT会说话》不仅可以看到PPT的制作,还将大量学习到最先进的管理理论知识。

让你的PPT会说话作品目录

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第1章 为什么要做PPT 1
1.1 关于PPT 的那些事儿 2
1.2 人类是不是被糟糕的PPT 害惨了 3
1.3 真正认识PPT 的作用 5
1.4 我的PPT 为什么做不好 10
1.5 牛P 是这样炼成的 11
1.6 关于PPT 和Word 的不同 12
第2章 这样的PPT 好不好 14
2.1 没有站在观众的角度设计的PPT 15
2.2 你看到的PPT 是不是这样的 16
2.3 新手制作幻灯片常犯的12 个错误 18
第3章 好PPT 应该是这样的 19
3.1 向广告和大师学习制作幻灯片 20
3.2 好幻灯片:逻辑化和视觉化 24
3.3 让幻灯片逻辑化的最核心方法 26
3.4 让幻灯片一目了然的5 个方法 28
3.5 为幻灯片配上绝妙好图 35
第4章 如何构思PPT 40
4.1 菜鸟与高手PPT 的本质区别 41
4.2 商业PPT 的构思步骤 42
4.3 在PPT 中建立逻辑 55
4.4 PPT 中常用的商业陈述逻辑 70 8 说服力让你的PPT 会说话
第5章 在PPT 中用图说话 74
5.1 结构化思考,用图表说话 75
5.2 制作一流图表的步骤 76
5.3 这些概念图你用过吗 77
5.4 让数据活起来 83
5.5 这些图表应该这样用 91
5.6 表格大变身 94
5.7 常用图表美化方法 98
5.8 这些图表不能这样做 103
第6章 让PPT 添色的技巧 106
6.1 节约你修改时间的常用操作 107
6.2 制作让人眼前一亮的封面与目录 127
6.3 通过排版来突出重点 138
6.4 让你的PPT 图片活起来 151
6.5 给PPT 配个好颜色 174
6.6 为PPT 添加动画 182
6.7 应用超链接 192
6.8 插入视频的方法 191
6.9 插入Flash 的方法 195
致谢 197

让你的PPT会说话内容摘要

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第1章 为什么要做PPT
1.1关于PPT的那些事儿
PowerPoint不是微软公司最初发明的,而是美国名校伯克利大学一位名叫Robert Gaskins的博士生发明的,但是微软公司最终通过收购的方式将PowerPoint收入麾下,并最终把它发扬光大。
PowerPoint的缔造者Robert Gaskins给出了PPT命名的真实缘由:
PPT并不是PowerPoint的缩写(acronym),而是其简称(abbreviation)。由于文件命名的时候遵循了微软公司当时的后缀名的命名规则——后缀名不能超过3个字母。
1.2人类是不是被糟糕的PPT害惨了
现象:
1、使用PPT≠节约会议时间
PPT是如此容易被复制,我们不得不做好随时忍受30~120页的PPT轰炸。
2、使用PPT≠提高演讲水平
有了幻灯片,让很多不擅长演讲的人也能在30分钟内滔滔不绝,却不知所云。
3、使用PPT≠清楚展示主题
太多幻灯片把表达形式提升到比内容更重要地位,失去对主题逻辑思路把握。
矛盾:
1、幻灯片更多帮助那些无能的人
无法提炼思路的人,缺乏表达能力的人,没有足够素材的人比我们更热爱PPT。
2、幻灯片让我们大脑更不堪重负
PPT已经演变成在最短时间内往你大脑灌输最多信息的凶器,而不是我们原来以为的可以让信息更简洁的工具(至少用Word你可以选择先阅读目录)。
3、幻灯片从工作手段变成了目的
我们总是在赶PPT——堆砌文字,堆集图表,堆积页面,并将其作为完成领导交代工作的重要里程碑。
本质:
犹如视觉垃圾一样的PPT的确“害人不浅”,视觉盛宴般的PPT却能让每个观众都“受益匪浅”。
1.3真正认识PPT的作用
1、每天至少有3亿人在看PPT!
2、美国社会科学家Rich Moran:PPT是21世纪新的世界语。
白领做幻灯片三大理由:
1、工作需要
2、领导需要
3、客户需要
“逻辑化”和“视觉化”永远受欢迎。
幻灯片的用途
主流用途:用于公开演讲、商务沟通、经营分析、页面报告、培训课件等正式工作场合。
非主流用途:用于个人相册、搞笑动画、自测题库等娱乐休闲场合。
说服型的PPT
使用目的:影响受众信念,促使听众行动;使听众接受、支持某个观点
听众接受度:多被动灌输,戒备心态,接受度低
时间:相对进展
沟通要点:简明扼要,逻辑清晰
设计要求:金字塔结构,用图表说话
培训型的PPT
使用目的:中立立场,向听众传递信息;传递知识,解释、说明复杂事物
听众接受度:多主动充电,空杯心态,接受度高
时间:相对宽松
沟通要点:系统全面,架构完整
设计要求:内容要详尽,字略多无妨
幻灯片的分类
按功能分类,PPT可以大致分为:商业演示型与页面阅读型。
按页面风格分类,PPT可以大致分为:全图型与半图型。
“全图型PPT”就是整个页面由一张图片作为背景,配有少量文字或不配文字的PPT设计风格,这是PPT设计大师Garr Renolds极力推荐的一种风格。
在实际应有场合中,很多时候并不适合使用全图型PPT,那么我们就可以考虑折中下,采用半图型PPT。在幻灯片页面中适当增加图片,能使整个幻灯片视觉效果极大提升。
制作商业PPT根本目的是为了能更有效的沟通!
为什么商场上PPT是沟通的桥梁呢?
1、客户永远是缺乏耐心的,所有他们没耐心看长篇大论的word稿子。
2、老板永远是没有时间的,所有他们没空看你唠唠叨叨地讲个不停。
3、听众永远是喜新厌旧的,所有他们不会喜欢满页的“项目符号+文字”的页面。
如何是有效的沟通?
愿意看:能抓眼球的PPT不一定是好的PPT,但连眼球都抓不住的PPT肯定不是好的PPT。
能看懂:如果听众很难或发散理解PPT的内容,那么他们也不会有效理解演讲者意图。
1.4我的PPT为什么做不好
视觉垃圾PPT的本质原因是:
1、对幻灯片用途认识不清晰
2、没有思路,没有逻辑
3、对汇报材料不熟悉
4、缺乏好的表达形式
5、缺乏基本的美感
1.5牛P是这样炼成的
1.6关于PPT和Word的不同
Word适合作为资料阅读,读者可以根据自己的需要,或快速浏览,或重点精读;PPT提供更丰富的视觉化表达方式。
做好幻灯片,先切换你的思维方式
1、单向思维→逆向思维
反向思考,从“是什么”到“为什么”,会使我们的幻灯片构思中出现“柳暗花明又一村”的灵感。
2、理想思维→感性思维
感性地思维,而不是大段地推导,反而使我们有机会通过直接触动心灵的方式打动我们的听众。
3、局部思维→系统思维
不要一页一页先展示材料的细节,这会让我们丢失对整体的把握,应该想办法给听众一个全局性的脉络或概括。
4、逻辑思维→直觉思维
一步一步的推导是必要的,但在构思幻灯片的时候,直接把你推导出来的结论用符合心理定势的方式展现。
5、聚合思维→联想思维
他山之石,可以攻玉。不要局限于用自己的惯性思维去征服听众。世界缺少联想,那将会发生什么?
6、文字思维→视觉思维
文不如字,字不如表,表不如图。能用图传递的信息就不要用文字。
第2章 这样的PPT好不好
2.1没有站在观众的角度设计的PPT
过多文字会给听众造成“看”的信息负担,反而影响“听”的效率。
较少文字比大量文字的PPT更能够让听众有效地掌握和吸收内容。
复杂对听众的理解能力是一种挑战。
简洁对制作者的提炼能力是一种挑战。
2.2你看到的PPT是不是这样的
1、密布文字型(不是文字多信息量就大)
2、视力测试型(不是有项目编号就好看)
3、五颜六色型(不是颜色多就让人欣赏)
4、盲目闪烁型(不是到处闪就让人喊酷)
5、错用图片型(不是有图片就能够加分)
6、堆砌图表型(不是图表多内容就清晰)
7、错用模板型(不是用了模板就变专业)
8、风格混搭型(不是模仿大师风格就像)
错误可能有许多种,但他们都有几个共同点:杂、乱、繁、过
我们的目标:齐、整、简、适
2.3新手制作幻灯片常犯的12个错误
1、为了节约时间,直接把word素材复制到PPT上,没有提炼
2、在幻灯片每个页面上堆积了大量图表,却没有说明这些数据反映了什么趋势
3、想用图表达自己的逻辑,但没有专业的模板,自己画出来的图非常业余
4、看到自己非常喜欢的模板,用到幻灯片里,却没有考虑和自己的主题是否相符
5、收藏了很多大公司的PPT,结果自己做出来的成了四不像风格
6、想给幻灯片配图增加活力,却没费心找到合适的图,结果低劣的图降低了PPT档次
7、滥用个人喜欢的美图,却没有考虑是否可以和主题呼应,让观众产生联想
8、看到别的公司主题模板很漂亮,借用的时候没有考虑和自己公司VI的风格统一
9、没有注意整个PPT的字体大小,段落排版,项目编码的统一,甚至故意求异为美
10、刚刚学会了一些特效制作,总想用到PPT制作中,结果反而冲淡了主题
11、觉得自己的PPT颜色太单调,结果弄出的每个页面都花花绿绿
12、没有注意投影和电脑显示的差异,很多文字的颜色和背景色用了看不清的近似色
第3章 好PPT应该是这样的
3.1向广告和大师学习制作幻灯片
向广告作品学习
向其他作品学习
向大师PPT学习
向咨询公司作品学习
3.2好幻灯片:逻辑化和视觉化
听众的注意力是有限的,标题位置是多么宝贵啊!
幻灯片上你应该突出你想强调的关键信息,并把这些信息放在眼球关注的位置,才能最大程度保证你的核心信息被传递出去。
具体到人浏览幻灯片的眼球顺序:
从上到下,从左到右
先标题后段落,先图画后文本
先突出强调的部分,再看没有强调的部分。
如何是一个好的商业PPT?
专业=高质量图片+专业的模板+正确的使用
清晰=统一的的排版+有力的逻辑+新颖的转场
简洁=合适的母版+逻辑化、视觉化的构思
很多商业PPT其实是这样的:目标不清,逻辑混乱,表达不力
商业幻灯片上把你应该突出你想强调的关键信息,具体点就是。
1、make it simple:越简单越好
2、Psychological:要符合阅读心理期望,例如内容的显示顺序是从左到右和从上到下
3、make it easy to follow:不要让观众去猜想你接下来要讲什么内容
4、Attractive:要吸引人
这些都要求你的幻灯片满足“逻辑化”和“视觉化”的设计要求。
3.3让幻灯片逻辑化的最核心方法
逻辑化的最核心办法就是“金字塔原理” !
要让你的逻辑看的到。
在PPT中选择用图表达逻辑就会迫使我们做新的思考:
如何表达更准确,更结构化,更精炼。
用图说话就必须改变自己的思维模式,用全新的视觉看世界。
PPT中展示逻辑有什么不同?
Word中更多是利用垂直思考法(左脑):强调连贯性,总在利用逻辑思维去推导:什么是对的?
PPT中更多是利用水平思考法(右脑)。富有跳跃性,对要陈述的结论寻找更好的表达方案:啊,原来是这样的!
在演示幻灯片的场合不仅仅要讲出你的逻辑,而且要让别人“看”到你的逻辑,这样你的幻灯片才具备强大的说服力。
仅靠逻辑思维有时候无法很好地完成对右脑的刺激,这个时候会就必须利用直觉思维(视觉化的方式)传递你的逻辑。
3.4让幻灯片一目了然的5个方法
方法一:少就是多
请记住魔法七原则:一页PPT中不超过7个词,每张幻灯片传达5个词效果最好,7个词恰好,超过9个词大脑负担太重了。
关于魔法七原则的一些细节:
幻灯片是辅助传达演讲信息的,只列出要点即可。
一段话最好不要换行。
标题最好只有5~9个字。
正文内容不要超过10~12行,控制在5~6行以内。
只要不影响理解,可省略标点符号和连接词。
慎用听众不理解的英文缩写。
方法二:突出关键
当文字很难压缩的时候,你可以选择一些手段来突出全文中的关键字,让听众对这些核心的内容留下深刻的印象。当然我们介绍的方法不仅仅是文字排版,在表格、图形中只要有机会,你也可以采用。
单一文字强调方法效果有限,我们可以结合文字提炼、减少换行、加粗、变色、加大字号几张方法,综合运用,取得更好的一目了然的效果。
方法三:化简为繁
如果幻灯片一页上的内容很纷繁复杂,那么,你把它们分散到几张幻灯片上去。给听众讲一页复杂的幻灯片所花费的时间并不比分解成五页花费的时间少,而对听众理解和记忆你的内容效果却可以相差五倍以上,下面选择一种你喜欢的方法吧。
方案1:充分利用备注
方案2:拆成多个页面
方案3:要点一条条显示
方案4:要点显示后变暗
方法四:保持一致
对策建议:
不要过度使用换页动画;
如果无助展示主题,不推荐使用动画;
统一设计PPT的设计模板,体现企业CI;
统一标题文字字号、字体、色彩;
统一正文文字字号、字体、色彩;
统一正文的项目编号大小,色彩和图案;
统一正文一致的字体;
统一整套PPT主色调;
使用风格统一的模板库
方法五:少用特效
建议少用过于艺术化的字体或动画,因为不专业的动画或艺术字只能让你的幻灯片减分。如果你想用艺术字,记住,好的艺术字效果往往是一个一个字设计出来的。
3.5为幻灯片配上绝妙好图
70%的人是视觉思维。
好图胜千言,越是抽象的概念越适合用图说话
Visual原则(视觉化原则)
Visual(可视性):采用的字体要足够大,让每个人都能清晰看到。
Interest(兴趣):要使用图表、图案和色彩等方式增强幻灯片趣味性。
Simple(简单):内容简单明了,突出关键概念。
Use(实用):帮助演示者和听众保持介绍主题的同步。
Accurate(准确):演示PPT要和听众使用材料内容吻合。
Long(持久性):让人们对演示内容产生深刻的记忆。
使用视觉化的图片7个好处
1、给版面视觉冲击力
2、有故事性
3、让你有身临其境感觉
4、更好理解主题传递的信息
5、直接感动你的内心
6、更容易地记住一件事情
7、促使行动
什么图片是好图片?
1、生物类图片的视觉度高于静物类图片
2、真实高清图片的视觉度高于虚假图片
3、创意型图片的视觉度高于平淡型图片
4、能联想主题内涵的图片高于漂亮图片
如何找到好图?
1、到微软网络剪贴图库中用关键词搜索。
2、在谷歌或百度图片中用中文关键词搜索。
3、如果中文关键词搜索质量不高,请翻译成英文关键词搜索。
4、如果英文关键词搜索质量不高,请用英文同义词搜索。
5、如果中文谷歌搜索质量不高,请用英文谷歌图片搜索。
6、联想哪些特别能表达你概念的场景或比喻,然后用这些词去搜索。
7、当年发现好图随时保存,建立私人图库。
逻辑化和视觉化两大设计原则
加(加上图片)、减(减些文字)、乘(乘点逻辑)、除(除掉特效)
第4章 如何构思PPT
4.1菜鸟与高手PPT的本质区别
通常版本:仅听命令→熬夜苦战→彻底崩溃
高手版本:问清缘由→构思脉络→轻松应对
4.2商业PPT的构思步骤
幻灯片构思必须站在整个商业演示和汇报角度去规划考虑,才能做出好的设计,例如
1、演示辅助,那么不妨考虑多用好图片刺激听众的思维跟上演讲者思路
2、页面阅读,那么要认真选择封面,版式,文字风格还有各种图表说话
3、会场播放,那么就要设计精美的多媒体动画、背景音乐盒配声来强调
4、教学课件,那么对VBA功能利用,超级链接、导航目录设计是侧重点
第一步:情景分析
基础分析,听众类型分析,简报场景分析
第二步:结构设计
结构设计的几种典型大纲
1、月度工作总结
2、岗位竞聘报告
3、立项报告
4、培训课件
5、学习汇报
6、公司介绍
7、启动大会
8、解决方案
9、同行对比
结构设计的小技巧之一
很多场合你没有现成的可用大纲,或者只能从一个很粗的大纲开始,每个章节的细节还需要进行构思。那么我们建议你这个时候不要直接开始就制作PPT,先在一张白纸上逐步完成你的大纲,把你的思路先完整的写出框架,在开始做幻灯片
你可以按如下步骤进行:
1、写出你的演示或汇报目标
示范:
我希望王总批准我提出的预算;
向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划,获得批准;
动员公司全体人员行动起来,积极配合当前变革项目的开展;
让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势;
我希望客户了解我们的方案/我希望客户相信我们的能力/我希望客户选择我们的方案
2、分析你的听众,找到他们感兴趣的叙述结构
3.、写出支撑演示目标的核心要点,展开思维导图
4、为每个核心要点寻找听众有说服力的子要点和论据材料,细化思维导图
5、如果想到每个要点好的表达形式,把灵感写在要点边上
大纲完成后
1、把大纲转化成PPT的小标题页
2、为每一个小标题页创建一个PPT页面
3、把现成素材对应到对应的页面上
4、构思合适形式去表达页面主题
5、结合素材和构思设计页面
6、美化你的页面直到满意
结构设计的小技巧之二
完整的PPT文件要包含:
封面页、摘要页、目录页、转场页、内容页、总结页、结束页。
PPT可以没有摘要页、转场页和总结页
为什么要制作转场页
在公开演讲时,较长的PPT建议设置转场页(转场页也叫过渡页)。
在PPT中设置转场页是为了从一个完整讲解单元切入到下一个完整讲解单元时,通过转场页设置引导性标题和画面,让听众能对新的单元有清晰认识,并自然从上一个单元内容中过渡到新的单元,便于演讲者与听众互动。
相比于目录页,转场页设计可以更具匠心,又避免了目录页的单调。
第三步:提炼美化
正确做法:读懂文章→提炼观点→构思页面
要做出好PPT,必须充分理解材料,先读懂文章,再提炼文档,然后构思页面,最后制作PPT,而大多数人的最大问题是缺少提炼。
提炼观点的基本原则
易懂:提炼出来的文字必须让观众看得明白,或者在看了解释之后能明白该观点的意思。
简洁:文字必须简洁、精炼,最好是同样的词性组合,例如:动词+名词。
适度:观点必须与会议的主题和听众的级别吻合。例如,都是领导之间的汇报,观点要相对温和,尽量少用“必须”、“不得不”等词汇。
4.3在PPT中建立逻辑
金字塔原理在PPT中的应用:
1、我要表达什么?
2、我表达得怎么样?
金字塔法则一:学会从结论说起
金字塔法则二:利用分类的方法组织你的素材
不是建立了金字塔就是成功
金字塔结构中任一级别的内容都必须是下级内容的总结
金字塔结构中每一组中的内容都必须是属于相同类型
金字塔结构中每一组中的内容都必须按逻辑进行组织
逻辑树的常用三种结构:推论型、假设型、问题型
阐述问题的两种结构
演绎结构:论正式说明(陈述事实→分析原因→推导结论→建议方案)
归纳结构:组合式说明(建议方案→行动/步骤/理由→事实/分析)
金字塔原理确定逻辑结构的3种顺序
时间顺序:确定前因后果关系
结构顺序:将整体分割为部分
重要性顺序:将类似事物归为一组
建立金字塔的两种途径
1、自上而下法:如果你对业务很熟悉
快速列出中心思想
列出分析问题的经典框架
分析可能获得的素材,将素材放进对应的框架下
完成金字塔
2、自下而上法:你对业务还不太熟悉
零星的素材,想办法搜集更多
构建初步的框架结构,不断发现新的素材材料
框架结构逐步完善,调整素材材料分类,给框架补充新的内容
形成完整的框架结构和完整的内容支撑,好的金字塔结构可以不断重复使用
你必须把和你核心主题没有直接关系的子问题、素材毫不犹豫的删除掉,即使这些材料很吸引人,但只要和你整个PPT的主题无关,你就必须进行删除。
每次做完你的PPT,请思考三个问题
1、哪些信息你很关注而别人未必关心?
2、哪些话可以一笔带过而不需要强调?
3、哪些话不讲可以让核心主题更突出?
明托说:如何在幻灯片中应用金字塔原理
1、先亮出你的结论
2、幻灯片只传递最重要的信息
3、所有的信息必须经过分类
4、每张幻灯片只演示和说明一个论点
5、论点应该用陈述性语言,别用标题性语言
6、学会讲故事(利用各种SCQA结构)
7、提高幻灯片的趣味性(趣味性取决于布局,字号选择和颜色应用,并非动画)
8、降低幻灯片的复杂性(可以采取“搭积木”的动画方式逐步展示幻灯片)
4.4 PPT中常用的商业陈述逻辑
SCQA结构(situation背景,complication冲突,question疑问,answer答案)是金字塔原理推荐的有效的讲故事结构。
SCAQ结构建议商务演示和汇报通过听众已经熟知的事实或信息来引入,然后逐步过渡到希望引出或者需要回答的问题上去。
SCQA在幻灯片情景设计中的应用:
1、标准式(情境—冲突—解决方案)
2、开门见山式(解决方案—冲突—情境)
3、突出忧虑式(冲突—情境—解决方案)
4、突出信心式(疑问—情境—冲突)
商业幻灯片常用逻辑
大部分刚开始做幻灯片的朋友往往都关注功能的掌握、美工的提升,其实这些方面加以培训都是很容易快速掌握的。
对专业人士来说,好的幻灯片要让听众能清楚把握整个幻灯片的内容。
这就要求在制作者在构思幻灯片之前对全部的演讲内容要有一个合乎商业逻辑的组织。
其实掌握一种结构,就是掌握了一种讲故事的办法,这样的结构其实有很多,不断总结积累,就会成为那个最会讲故事的人。
1、价值交换法
合作方的目的和核心价值是什么?
我们如何才能满足客户目的和价值?
满足价值,置换价值,转移价值
2、5w2h法
What:工作的内容和达成的目标。
Why:做这项工作的原因。
Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人。
When:在什么时间、什么时间段进行工作。
Where:工作发生的地点。
How:用什么方法进行。
How much:需要多少成本。
3、搭桥法
对方的建议是要解决哪些关键点
我的建议是想要解决哪些关键点
在这些关键点中双方优先选择是什么?
怎样才能满足双方的优先选择。
4、减轻代价法
传统的方式造成哪些风险和代价?
如何降低风险,减少成本?
我们是如何做到的报告的时间。
5、寻找短板法
考虑点:双方如何各得所需。
我们合作是否存在瓶颈资源。
如何扩大关键性资源达成合作。
最经典的三段法what?why?how?
三段法适应的场合非常多,很多解决方案都是类似讲述结构。
把整个PPT用三段法组织,是很轻松的一种讲述结构,在why的阶段,建议尝试下“连问5个为什么?”,这样你就可以挖掘到深层的原因。
对比分析法
将A公司和B公司进行对比,关键是透过现象分析背后的差距实质。
合理总结对比项是总结出高质量的分析结论关键。
SWOT分析方法(strength优势,weakness劣势,opportunity机会,threat威胁)
是一种企业内部分析方法,即根据企业自身的既定内在条件进行分析,找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。
S、W是内部因素,O、T是外部因素。
第5章 在PPT中用图说话
5.1结构化思考,用图表说话
“大化小,小化图”是用图说话,是制作PPT的诀窍所在。
除了图片外,PPT中用的图表可分概念类图表和数据类图表两类。
成功的图表是这样的
好的图表可以代替一千句话,而不是你用一千句话去解释图表。不要总想着把表格数据都塞到图表中,图表要比表格更简单,有时候强调关键信息用文本更好。
5.2制作一流图表的步骤
了解人看图表的特点,我们就可以有针对性地在图表上突出我们想突出的信息。
先上后下,先左后右。
一般人习惯是从左上角向右下角看。
先看强调,后看常规
如果表格有明显和其他部分不同的标志,例如字体大小,颜色不同,还有加符号突出,会被优先看。
先大后小,先粗后细。
人最后注意到的是图表底部的小字内容。
把素材变成图表的步骤
1、确定主题:商业报告中总是充满了大量的图表,可是图表仅仅漂亮是不够的,这就引出了问题:你想用数据图表表达什么观点?
2、分析逻辑:是哪种表达方式(字、图、表)更有效?哪种图更能启发读者思考主题?
3、构思草图:哪种图表更适合你的目的(所要表达的观点)?
4、设计制作:检查图表是否真实、有效地展示了数据。
5、色彩匹配:检查图表是否突出了重点,不制造视觉失焦。
5.3这些概念图你用过吗
1、并列型
并列型的图形化模板非常多,有水平并列和垂直并列两种主要形式。
2、递进型
递进型图形化模板习惯用箭头表示不同内容之间推进关系。
3、对比型
对比是一种很有用的逻辑。在商务演示中合理利用对比图形可以更简明突出你的观点。
4、交叉型
交叉型常常用于反映交集并集的关系,也可以表达共鸣共振的关系。
5、趋势型
经营业绩,发展历程很多关系都可以用上升图表来表达。
上升图表设计往往和构思精巧的箭头相关,其实下降也是一种负“上升型”。
6、阶梯型
一步一个台阶的图形往往是领导喜爱的模式。
阶梯型可以在列表、递进、趋势型基础上衍生。
7、环绕型
环绕型很多时候是并列或分类关系的一种视觉化表达手段。
环绕型一旦使用得当会让PPT很有特点。
8、矩阵
矩阵型的用途非常广泛,很多管理咨询理论都用矩阵来表达。除了二维矩阵,像GE矩阵可以是多维的。
9、循环型
循环图往往用来表达业务流。
项目管理中的计划和里程碑很适合用甘特图来表达。
不过甘特图的美化是很考验人的。
11、总分型
总分型在资讯类PPT中是一种非常常见的格式,例如景点的波特竞争力模型。
12、支撑型
支撑型显示比例、连接、层次推进的关系,文本可以写在图形中间,也可以放在边上。有的还可以表达包含关系。
13、环图型
环形图可以表达包含、分级或分层关系。
从视觉效果来说,环形图容易产生带旋转角度文字,做出视觉效果不容易。
14、拼图型
拼图往往能很好反应整体和局部的整合关系。
可以拼的元素很多,例如正方形、三角形,当然还有最经典的拼图。
15、树状型
当要表达组织结构、产品模块,还有金字塔结构的时候,树状图是最合理的选择之一。
鱼骨图,也是一种专业树状图。
16、立方型
表达多维空间复杂信息的时候,不妨尝试一下立方图,最常见的就是矩阵立方。
IT公司很喜欢这样的模板,使用的时候不妨考虑去掉一个角,形成打散的效果。
17、公式型
公式型表达一些特定内容会非常简洁,逻辑性不言自明。
18、流程图
流程图已经不是咨询公司的专利,但能够画出专业规范的流程图依然体现了一个PPT制作者的专业功底。
5.4让数据活起来
图表是展示语言的一种重要形式,图表贵精不贵多,运用得当的图表比表格更能明快清晰地进行沟通。很多情况下,表格一样具有丰富的表现力,传递丰富的信息,所以请不要迷信任一种形式。决定图表形式的不是数据,是你想说明的主题、你想指出的数据或内容要点,一切从服务你想表达的主题出发。
四个你不能忘记的图表原则:
只在需要时候使用图表,图表要服务于内容。
不过多堆积图表,图表贵精不贵多。
每张图表都表达一个明确的信息,一页PPT最好只放一个主要图表。
图表要简洁地展示有意义的数据,有助防止读者曲解数据。
一份完整的图表应该包括以下内容:
1、标题
标题可以分为两个部分,图表标题和说明标题。如果图表标题只有一个,就一定是说明标题。
2、单位
当有具体数据的时候,一定要有单位,如果单位带有数据格式符,例如百分号、千分符时,一定要显示出来。
3、背景色和网格线
背景色和网格线本意是帮助大家浏览图表,实际上往往起干扰作用。
4、数据或资料来源
商业化场合体现数据严谨性的基本要求,如果数据是自己得出来的,也要写上“XX分析综合”之类。
5、注释
特别的说明或者大家看不懂的东西可以用注释,一般的注释会用“*”开头。
6、图例
图例不一定要有,前提是大家看得懂,否则还是标上图例好一点。
一般来说,图表所要表达的无非如下几种。
比较:可以是总体与个体,相互对比,不同实际的对比等,饼图与柱形图是最好的例子。
变化:不同时间,不同因素有什么变化,这些变化是如何的?
分布:数据是怎么分布的?例如全国销售额的地区分别……
关联:A和B之间有什么相关性?或者根本是没有关系的……
趋势:未来的走向会怎样?
如何找到数据之间的逻辑关系?
成分:各个部分占整体百分比的大小
排序:不同元素的排序(并列、高低)
时间序列:一点时间内的变化趋势
频率分布:在渐进数列中的数量分布
相关性:两种可变因素之间的关系
挖掘数据之间的逻辑
1、选择什么图表比较合适
2、我想突出哪些重要数据
3、哪些图表可以突出数据
请构思图表展示主题
1、选择什么图表比较合适
2、能否选择其他图表样式
3、能否选择三维亮丽图表
5.5这些图表应该这样用
饼图:用于显示各项的大小与各项综合的比例
饼图的八大杀手锏
1、饼图的数据综合数要为1
2、饼图分割块的数目不要超过7块,如果要表达信息太多可以考虑复合饼图或复合条饼图
3、把你认为最重要的数据扇区从12点位置开始,并用比较突出的颜色显示
4、如果可以,建设扇区从大到小排序
5、饼图标注不要使用图例,直接标在扇区上或旁边,标注尽量不使用标签连线
6、用合适的颜色或用分离型饼图抽离强调块突出最重要的块
7、不轻易使用三围饼图强调效果,如果用则厚度要薄、仰角要大
8、可用小饼图作为其他图表的支撑数据
条形图/柱状图:条形图(柱状图)用于各种数据对比
条柱图的六大杀手锏:
1、分类标签文字过长时,使用条形图
2、数据要从大到小排序,最大的在最上面
3、条(柱)与条(柱)的间距要小于条(柱)的宽度
4、有负数时坐标轴标签放右边或图外
5、标签非常长时,可放在条(柱)的中间
6、簇状条(柱)形图暗色和亮色要交替使用,以保证黑白打印时的可读性
折线图:显示随时间而变化的连续数据
折线图的六大杀手锏:
1、在折线图中,类别数据沿水平轴均匀分布,所有值数据沿垂直轴均匀分布
2、线条要足够粗,明显粗过所有非数据元素
3、不要使用图例,直接标记在折线边
4、不要放太多线条,以免杂乱,必要时分开做图表
5、多条折线时,强调其中需要强调的那根,用最粗线型或最深颜色
6、将柱形图和折线图组合使用
5.6表格大变身
表格是幻灯片中很常用的一类模板,从word中直接复制过来的表格往往显得单调不美观。如何对表格进行美化呢?
需要表格的思维,但无需拘泥表格的形式,你就会挖掘出无数的表格美化的灵感。
手中无表,心中有表!
5.7常用图表美化方法
常规的方法
1、去掉无关的背景线,让表格信息更清新自然
2、使用小图片填充柱形图/条形图
3、变色强调
4、用其他图形区分,将关键数据与普通数据区分开来,可用元素有颜色、形状等。
5、将关键数据用动画强调。
让图表图形化
1、将图表覆盖在有联想意义的图形上
2、使用有比喻意义的图片,反映图片的含义
3、美化标签
4、使用图片替代图表,形象化表现数据
5.8这些图表不能这样做
很多人喜欢用饼图,但是表示排序的数据最好的图表应该是条形图,而且在使用饼图的时候应避免使用3D图形,修改后配上少量的文字说明,会更直观。
如果只需要一个汇总数字,用饼图是最合适不够的了。
为了表示趋势,用折线图要好于柱状图。最后,添加趋势线,更加强化数据的上升趋势。
如何做好数据分析类PPT
1、数据正确
数据一定要能支持你的论点
2、图表正确
同样的数据,不同的图表说明的问题不同,一定要让图表与你想说明的问题匹配。
3、观点正确
同样的图表,表达的信息也是不完全相同的。把你的观点写在标题位置,不要让观众去猜测你的图表表达了什么意思。
4、适当美化
去掉表格里不需要的网格线,背景,图标说明等,留下能说明问题的信息就可以了。
5、创意更好
如果你厌烦了图表,适当的场合里你不妨多一点创意。有时候为了表达数据,并不一定需要图表,一个大大的数字,也可以给观众很好的视觉冲击。
6、分析而不是罗列数据
罗列数据只能说明你收集了很多数据。对这些数据进行分析,找到数据背后隐藏的信息,你的这页幻灯片才有意义。
第6章 让PPT添色的技巧
6.1节约你修改时间的常用操作
利用设计工具栏进行全局修改
页面设置:显而易见是用来进行页面设置的
主题:主题是一组颜色、字体和其他格式细节的组合,改变主题,就可以轻松改变整个PPT文档的设置。
背景:可以设置背景的样式和颜色。
利用母版进行全局修改
设置默认值
局部设置
使用自定义版式
网格的作用
参考线的作用
对齐
组合与层次
连接符
格式刷
更改形状
6.2制作让人眼前一亮的封面与目录
封面设计的关键是标题设计
目录设计的关键是展示结构与内容
目录设计的几个思路:
项目符号型的目录
图片代替项目符号
流程箭头
思维导图型
时间线
竖排列表
图片列表
导航条
转场页设计思路:
从目录中选一条文字
把目录中的图片放大
突出显示当前内容
6.3通过排版来突出重点
留白是体现段落感的好办法
分段,把大段文字切成小段文字。段与段之间留出足够的空间。
提炼关键词
每页幻灯片的标题应该是结论性的高度概括本页中心思想的一句话。给你的每一段话提炼一个关键词,并把它们字体放大并单独列出来,作为小标题。
一个中心三个基本点
在你的每一页幻灯片里,都应该只有一个中心,不超过3个分论点。3个分论点可从时间、地域或其他3个角度去组织。
被你忽略掉的段落排版
我们可选的优化方案
1、要点文字加粗,段落与段落之间有间隔
2、要点用红色突出,其他文字变浅
3、要点用色块突出
字体字号的选择:
字体与显示效果有关
如果在投影仪上播放,请充分考虑投影仪的播放效果。很多投影仪显示颗粒较粗,这个时候宋体字的显示效果会非常差,建议采用黑体或雅黑字体
字体与主题内容有关
如果是比较商务的场合,应该使用比较商务的字体,例如宋体、雅黑、黑体。
如果是比较休闲的场合,幼圆、华文彩云、隶书、楷体也是可以选择的。
字号以易读为原则
字号的选择以易读为标准。我们建议大标题字号不小于36号,小标题不小于28号,正文不小于24号。
如何制作要点:
不仅仅是项目符号
除了项目符号,你还有注意缩进量、文本的字体和字号、行间距、段落间距、行数、不同级别的缩进量。
关键是在你的PPT里,所有这些应该统一。
词性的统一
一组要点同一个级别开头的词最好能一样,至少词性统一,长短一致。
注意选择项目符号
有时候,我们用数字可能效果比项目符号要好
组织文字
示例:
常见典型文档内容
“组织构成中的主要弱点
股票及债券管理结构由几个重要不足之处亟待在责任重组中被纠正
1、缺少公认的公司领导系统(例如管理委员会、CEO、CFO、COO)
2、主要活动内容不明确,或者地理位置、范围的授权和责任划分界线不清楚
3、在生产部门和行政管理部门存在着十几权力交叉(例如预测权的归属)”
做成PPT应该是这样
“组织弱点
1、缺少公认的公司领导系统
2、授权和责任划分界线不清楚
3、生产和行政部门存在权力交叉”
6.4让你的PPT图片活起来
常见图片格式
BMP格式、JPG格式、GIF格式、PNG格式、WMF格式、AI格式
矢量图和位图的区别:
位图放大后变模糊,矢量图可以任意放大
图片的尺寸和像素分辨率
选择图片时要综合考虑图片的尺寸和分辨率。
一般全屏图片用1024X768分辨率,96dpi基本能满足播放要求。
应该注意的几个问题:
人物视线朝向内侧
人物前面留出空间
风景照要注意地平线的位置
适当裁剪,会有意想不到的效果
多张图片要注意组合与排列
两张人物图片注意视线向内
多个人物照片,请注意视线方向保持一致,色调保持一致
图片不够大,我们也有办法
6.5给PPT配个好颜色
简单配色方法:
向有关网页学习
向公司LOGO学习
向优秀作品学习
利用系统主题配色方案
更多关于主题颜色
安全配色
浏览和播放时的差异
用显示器浏览,屏幕亮度比较高,色彩还原也比较真实。所以如果你的PPT主要在显示器上浏览,色彩可以丰富一些。背景也不放取深色,以防止观众长时间浏览眼睛疲劳。
用投影仪播放,由于大部分投影仪的灯泡老化严重,而且投影仪色彩还原度也比较差。所以如果你的PPT主要用来在投影仪上播放,色彩尽量简单,对比强烈。背景色最好取白色,可以避免办公室关灯看投影的尴尬场面。
6.6为PPT添加动画
动画的目的:
顺序,指的是文字、图形元素柔和出现的方式。屏幕上的文字,通常都是归纳的条理层次分明,为了保持一定的悬念不至于让听众一览无余,所以我们有些时候需要一条一条地显示。
强调,这是很多人使用动画的唯一原因。用合适的方式让希望强调的重点内容动一动,这样很容易就可以吸引听众的注意力,从而达到醒目的效果。
简化,有些时候页面元素不可避免的繁杂,比如大型的流程图、组织结构图,你会发现尽管你已经用最简单的文字去表达,最清晰的脉络去架构,但还是复杂得够呛。使用动画将大型的图示化整为零,逐步出现、讲解,再出现、再讲解。引导观众,让他们的注意力集中到你讲解的那一部分,从而简化整个图示。
展现,指的是用动画将难以描述的原理、过程、逻辑等在观众面前展示一遍。
场景的动画效果技巧
动画的几个关键要素是:效果、开始、方向、速度及效果选项。
效果:请尽量选择那些看上去比较温和的效果而不是很夸张的。
开始:有鼠标点击时、之前和之后三个选项。
速度:可以自由调节。
效果选项:根据你的需要有多个参数可以选择。
6.7应用超链接
超链接需要注意的地方
第一张幻灯片有超链接到第三张幻灯片,当单击这个超链接跳转到第三张幻灯片后,再播放的下一张幻灯片是第四张幻灯片,第二张幻灯片就被跳过去再也轮不上播放了。
要避免这种情况,记得要在第三张幻灯片里设置回到第一张幻灯片的超链接。
总之在当前文档里设置超链接容易把播放顺序搞乱,一般不推荐这样设置超链接。
6.8插入视频的方法
直接插入影片
插入对象
动作按钮播放
插入控件
超链接
6.9插入Flash的方法
最主流的方法,插入控件。
致谢
感谢微软
感谢大师
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